Handleiding voor bedrijven
1. Installatie & account keuze
Download en installeer de PLAN ZZP app in de Apple Appstore of Google Playstore. Open na installatie de app op je smartphone en kies op het startscherm ‘Ik ben een bedrijf’.
PS. De PLAN ZZP app is beschikbaar in het Engels, Nederlands en Pools. Je kiest je voorkeurstaal via het dropdownmenu naast het logo.
2. Registratie account
Vul je e-mailadres in en kies je wachtwoord.
PS. Je wachtwoord moet minstens 12 tekens bevatten, met een hoofdletter, kleine letter en een cijfer.
Klik vervolgens op 'Aanmelden' om je account te activeren. Je ontvangt een e-mail met een link om te controleren of je toegang hebt tot het opgegeven e-mailadres.
Verifieer je e-mailadres door op de bevestigingslink te klikken in de e-mail.
3. Inloggen account
Na het succesvol registreren van je account verschijnt het inlogscherm.
Log hier in met je e-mailadres en wachtwoord. Ga verder met stap 5. Gratis proberen
PS. Mocht je in de toekomst je wachtwoord niet meer weten, geen probleem. Klik op 'Wachtwoord vergeten?' volg de stappen en maak een nieuw wachtwoord.
4. Wachtwoord vergeten
Open de app en ga naar het inlogscherm. Klik hier op 'Wachtwoord vergeten?'.
Vul bij e-mailadres het e-mailadres in waarmee je account is aangemaakt.
Vul je nieuwe wachtwoord in en herhaal deze ter bevestiging.
Let op: Om je nieuwe wachtwoord te activeren ontvang je een e-mail met een link vanuit PLAN ZZP (service@planzzp.com). Klik op de link om je aanvraag te bevestigen en ga terug naar het inlogscherm om in te loggen met je nieuwe wachtwoord.
5. Gratis proberen
Binnen 3 klikken plan je het eerste project.
1. Activeer je abonnement: kies 30 dagen gratis proberen en activeer je bedrijfsabonnement.
2. Vul eenmalig je bedrijfsprofiel volledig in voor een vlotte samenwerking met relaties. Klik op Maak bedrijfsprofiel.
3. Na het invullen van je bedrijfsprofiel ga je naar de planning kalender om je eerste project aan te maken. Klik op Planning overzicht.
6. Project plannen
Klik op de paarse plus en selecteer de startdatum en einddatum van je project in de kalender. Vul daarna het projectvenster in door te klikken op:
• Titel project
• Start- en eindtijd
• Adres, postcode, plaatsnaam
• Korte projectbeschrijving
Klik op 'Opslaan' om te bewaren. Wil je een nieuw project toevoegen? Klik weer op de grote paarse plus en kies een nieuwe start- en einddatum en volg dezelfde procedure.
Om meer details toe te voegen bekijk stap 8. Uitgebreid project overzicht
7. Projecten managen
Heb je meerdere projecten gepland, dan zie je ook meerdere gekleurde balken in de kalender.
• Klik op een datum in de kalender om een lijst van projecten te tonen onder de kalender.
• Klik op de grijze balk van een project om de basisinstellingen te bekijken zoals projectnummer, projecttitel, adres, korte beschrijving, medewerkers of ZZP'ers.
• Klik je op het zwarte oogje in de grijze balk boven het zwarte klok icoon om het uitgebreide project overzicht te openen. Hier beheer je alle gegevens en documenten met betrekking tot het project.
• Klik op het zwarte klok-icoon om direct de tijdregistratie van alle betrokken medewerkers op dat project te bekijken.
Liever projecten managen vanuit de projectlijst ipv de kalender? Bekijk stap 9. Projectlijst
8. Uitgebreid project overzicht
In het uitgebreide projectoverzicht kun je projecten aanvullen met extra details:
• Titel van het project
• Start- en einddatum
• Start- en eindtijd
• Adresgegevens
• Projectstatus
• Opdrachtgever
• Deadline project
• Korte projectbeschrijving
• Uitgebreide projectinformatie
• Technische tekening of situatiefoto
• Medewerkers of ZZP'ers
• Projecttaken
• Contracten
• Facturen
• Overige documenten
• Projectcommunicatie
9. Projectlijst
Om nog beter het overzicht te behouden kun je projecten ook zoeken en beheren via de projectlijst. Klik hiervoor in het kalenderscherm linksonder op het zwarte icoon met drie stippen en 3 lijntjes om de lijst te openen.
Klik op het zwarte oogje naast de projectnaam om het uitgebreide project overzicht te bekijken of te bewerken.
Klik op het zwarte klokje om het overzicht te openen van de tijdregistratie, per dag van alle betrokken medewerkers.
10. Medewerkers selecteren
Om medewerkers aan een project toe te voegen, open je het project in de kalender en klik je op het oranje icoon met personen. Klik vervolgens op de oranje plus om de lijst met medewerkers te openen.
Selecteer 1 of meerdere medewerkers door op de naam te klikken (een blauw check icoon verschijnt) en klik op 'Opslaan' om ze toe te voegen aan het project. Om af te sluiten klik op de knop 'Update'.
11. Meldingen
Binnen PLAN ZZP worden meldingen aangegeven met kleine rode cirkels in de app en als pushbericht op je telefoon.
Als bedrijf ontvang je in PLAN ZZP alleen meldingen die direct relevant zijn voor je samenwerking met ZZP'ers. Je krijgt bijvoorbeeld een melding wanneer een ZZP'er een connectie wil maken, wanneer een connectie wordt geaccepteerd of wanneer een ZZP'er een project accepteert.
Daarnaast ontvang je een herinnering als je bedrijfsprofiel nog niet volledig is. Zo blijf je automatisch op de hoogte van belangrijke acties, zonder onnodige meldingen.
12. Klant toevoegen
In PLAN ZZP kun je eenvoudig klanten toevoegen om projecten en planning correct te koppelen aan een opdrachtgever. Ga in de app naar het onderdeel Zakelijke contacten > Klanten en klik op de paarse plus. Vul de basisgegevens in, zoals bedrijfsnaam, adres en contactpersoon. Na het opslaan is de klant direct beschikbaar en kun je deze selecteren bij het aanmaken van projecten. Zo werk je altijd met vaste, herkenbare klantgegevens en blijft je planning overzichtelijk en consistent.
Om gegevens aan te passen klik op het zwarte oogje naast de klantnaam.
13. Leverancier toevoegen
In PLAN ZZP kun je makkelijk leveranciers toevoegen. Ga in de app naar het onderdeel Zakelijke contacten > Leveranciers en klik op de paarse plus. Vul de basisgegevens in, zoals bedrijfsnaam, adres en contactpersoon. Na het opslaan is de leverancier direct beschikbaar en kun je deze selecteren bij het uploaden van facturen, contracten en andere documenten. Zo werk je altijd met vaste, herkenbare gegevens en blijft je administratie overzichtelijk en consistent.
Om gegevens aan te passen klik op het zwarte oogje naast de naam van de leverancier.
14. Tijdregistratie
Om te zien hoeveel uren er op een project zijn gemaakt en door wie, ga je naar de projectlijst. Klik op het klok icoontje naast de projecttitel. Het projectoverzicht opent en toont alle betrokken medewerkers en ZZP'ers, met per persoon de geregistreerde uren. Zo heb je direct inzicht in de totale uren van het project en wie deze heeft gemaakt.
15. ZZP'ers selecteren
Om ZZP'ers aan een project toe te voegen, open je het project in de kalender en klik je op het paarse icoon met personen. Klik vervolgens op de oranje plus om de lijst met ZZP'ers te openen.
Selecteer 1 of meerdere ZZP'ers door op de naam te klikken (een blauw check icoon verschijnt) en klik op 'Opslaan' om ze toe te voegen aan het project. Om de ZZP'ers uit te nodigen voor het project stuur je ze een verzoek. Zolang het verzoek nog niet geaccepteerd is blijft de cirkel voor de naam van de ZZP'er oranje.
Bekijk ook stap 16. ZZP'er & project
16. ZZP'er & project
Een ZZP'er ontvangt altijd eerst een projectaanvraag nadat hij of zij is geselecteerd uit de lijst met ZZP'ers en aan een project is toegevoegd. In de ZZP-lijst kun je een ZZP'er bekijken en controleren of deze voldoet aan de eisen van de wet DBA.
Door op deze manier te werken kan de ZZP'er zijn of haar zelfstandigheid behouden en werk je als opdrachtgever volgens de geldende regelgeving. Na het versturen van de projectaanvraag kan de ZZP'er deze accepteren of weigeren. Bij een project met ZZP’ers geef je per ZZP'er een indicatie van de vergoeding op.
Deze indicatie kan later worden omgezet naar een definitieve projectvergoeding (zie stap 17). Zodra de definitieve vergoeding is vastgesteld, stuur je het projectcontract naar de ZZP’er (zie stap 18).
17. ZZP'er & projectvergoeding
Een ZZP'er werkt altijd op basis van een afgesproken projectvergoeding. Bij ieder project kunt je een indicatie voor een vergoeding aangeven. Als de vergoeding voor beide partijen akkoord is, voer je de afgesproken projectvergoeding in door in het project op het euro icoon naast de naam van de geselecteerde ZZP'er te klikken. Dit bedrag wordt ook vastgelegd in het projectcontract met de ZZP'er. Bekijk ook 18. ZZP'er & projectcontract
18. ZZP'er & projectcontract
Een ZZP'er werkt in PLAN ZZP altijd op basis van een projectcontract. Dit contract bevat: jouw gegevens als opdrachtgever, de gegevens van de ZZP'er, de projecttitel, een korte en uitgebreide projectbeschrijving, de afgesproken projectvergoeding. Nadat je in stap 17 de projectvergoeding hebt opgeslagen, kun je het projectcontract versturen. Dit doe je door te klikken op het gele contracticoon bij het project.
De ZZP'er ontvangt vervolgens een e-mail met het verzoek om het contract goed te keuren of te weigeren. Jij ontvangt hiervan automatisch een kopie als opdrachtgever. Wanneer de ZZP'er in de e-mail op ‘Ik ga akkoord’ klikt, wordt het contract digitaal ondertekend. Ter bevestiging wordt het ondertekende contract per e-mail verstuurd naar zowel de ZZP'er als jou.
a acceptatie kleurt het contracticoon groen. Dit betekent dat het projectcontract is geaccepteerd en actief is.
