Handleiding voor bedrijven

Welkom bij PLAN ZZP! Met deze app beheer je al je projecten, deadlines en medewerkers overzichtelijk op 1 plek. Deze handleiding helpt je snel op weg. Of je nu plant, uren bijhoudt of samenwerkt met medewerkers en ZZP'ers – hier vind je alles wat je nodig hebt.

Nog niet gedownload? Gebruik de knoppen hieronder of zoek in de App Store of Play Store op “PLAN ZZP”.

1. Account keuze

Download de PLAN ZZP app, open deze en kies ‘Ik ben een bedrijf’ op het startscherm.

Ben je ZZP'er? Kies dan voor de optie 'Ik ben een ZZP'er' en bekijk de handleiding voor ZZP'ers.

De PLAN ZZP app is beschikbaar in het Engels, Nederlands en Pools. Kies je voorkeurstaal via het dropdownmenu naast het logo.

2. Account maken

Maak een Bedrijfsaccount aan met je e-mailadres en een wachtwoord.

Je wachtwoord moet minstens 8 tekens bevatten, met een hoofdletter, kleine letter en een cijfer.

Klik op 'Aanmelden' om je account aan te maken. Je ontvangt een e-mail met een bevestigingslink.

Verifieer je e-mailadres om de app goed en veilig te gebruiken door op de bevestigingslink te klikken in de e-mail.

Let op: Zonder verificatie van je e-mailadres word je na het inloggen automatisch afgemeld.

3. Inloggen

Na het aanmaken van je account en het bevestigen van je e-mailadres verschijnt het inlogscherm.

Log in met je e-mailadres en wachtwoord.

Wachtwoord vergeten? Klik op 'wachtwoord vergeten?' en volg stap 4 om een nieuw wachtwoord aan te maken. Je data blijft behouden.

4. Wachtwoord vergeten

Open de app en ga naar het inlogscherm. Klik hier op 'Wachtwoord vergeten?'.

Vul bij e-mailadres het e-mailadres in waarmee je account is aangemaakt.

Vul je nieuwe wachtwoord in en herhaal deze ter bevestiging.
‍
Let op: Om je nieuwe wachtwoord te activeren ontvang je een e-mail met een link vanuit de PLAN ZZP app (service@planzzp.com). Klik op de link om te bevestigen en ga terug naar het inlogscherm om opnieuw in te loggen met je nieuwe wachtwoord.

5. Startscherm

Binnen 3 stappen plan je het eerste project.

Stap 1. Activeer je abonnement: kies 30 dagen gratis proberen of activeer direct je bedrijfsabonnement als je PLAN ZZP wil blijven gebruiken.

Stap 2. Vul eenmalig je bedrijfsprofiel volledig in voor een vlotte samenwerking met relaties. Klik op 'Bedrijfsprofiel aanmaken' (zie ook stap 6).

Stap 3. Na het aanmaken van je bedrijfsprofiel ga je naar de planning kalender om je eerste project aan te maken. Klik op 'Planning kalender' (zie ook stap 8).

6. Bedrijfsprofiel aanmaken

Om je bedrijfsprofiel compleet te maken, vul je eenmalig de volgende gegevens in:

• Bedrijfsnaam *
• Geregistreerd adres *
• Postcode *
• Plaats *
• Primaire contactpersoon *
• Functie
• Telefoonnummer *
• E-mailadres *
• KvK-nummer *
• Website
• Branche *
• BTW-nummer *
• Financieel contactpersoon *
• E-mail financieel contactpersoon *
• Telefoonnummer financieel contactpersoon *
• Bankrekeningnummer *
• VCA-certificaatnummer
• Verloopdatum VCA-certificaat
• Bedrijfsprofiel wel/niet openbaar
• Profielfoto
• VCA bedrijfscertificaat foto

Velden met een * zijn verplichte velden.

Na het 'Opslaan' van je gegevens ga je automatisch terug naar het beginscherm.

N.B.: Wil je later je bedrijfsprofiel aanpassen? Klik dan op het tandwiel naast je bedrijfsnaam onder het PLAN ZZP logo om wijzigingen door te voeren.

7. Bedrijfsprofiel opgeslagen

Je bedrijfsprofiel is opgeslagen. Ga verder met je eerste project planning in de Planning kalender via de knop 'Planning kalender'.

8. Planning kalender

Je bent nu in de planning kalender. Klik op de grote paarse plus en selecteer de start- en einddatum van je project in de kalender door op een datum te klikken. Vul daarna het opdrachtvenster in met:

• Projectnummer (automatisch)
• Titel van de opdracht
• Start- en einddatum
• Start- en eindtijd
• Locatiegegevens
• Korte projectbeschrijving

Klik op 'Opslaan' om te bewaren. Wil je een nieuwe opdracht toevoegen? Klik weer op de grote paarse plus en kies een nieuwe data en volg dezelfde procedure.

N.B.: Voor een uitgebreide projectomschrijving open je het project in de projectlijst (icoon met 3 stippen en lijnen). Zie ook stap 10. Hier voeg je bijvoorbeeld uitgebreide details en taken toe.

9. Meerdere projecten managen

Heb je projecten gepland met overlappende datums, dan zie je meerdere gekleurde balken onder die datum in de kalender.

• Klik op zo’n datum om een keuzelijst van projecten te tonen onder de kalender.

• Klik op de grijze balk van een project om de basisinstellingen te openen. Basis project gegevens, medewerkers selecteren, ZZP'ers selecteren, tijdregistratie project bekijken.

• Klik je op het zwarte oogje in de grijze balk naast het blauwe klok icoon dan open je het uitgebreide projectvenster.

• Klik op het blauwe klok-icoon om de urenregistratie van alle betrokken medewerkers te bekijken.

Meerdere projecten managen - PLAN ZZP app

10. Project lijst

Je kunt projecten ook beheren via de projectlijst. Klik linksonder op het zwarte icoon met drie stippen en lijnen om de lijst te openen. Klik op het zwarte oogje naast de projectnaam om het project te bekijken of bewerken (zie '11. Project details aanvullen').

‍Archiveren of verwijderen
‍
Het verwijderen van een project kan met het prullenbak icoon. Let op als je een project verwijderd. Alle data van ZZP'ers, medewerkers, documenten, etc. worden ook verwijderd. Dit is een definitieve actie en kan niet ongedaan gemaakt worden.
‍

11. Project details aanvullen

Via de projectlijst kun je projecten aanvullen met extra details. De volledige projectinformatie bevat:

• Projectnaam
• Bedrijfsnaam en projectnummer
• Datum en tijd van uitvoering
• Adres van de projectlocatie
• Projectstatus
• Opdrachtgever van project
• Deadline project
• Korte en uitgebreide omschrijving
• Projecttaken
• Technische tekening of situatiefoto
• Geselecteerde medewerkers of ZZP'ers
• Vergoeding ZZP'ers (alleen bij inzet ZZP'ers)
• Contract verzenden (alleen bij inzet ZZP'ers)

‍

‍

Project details aanvullen - PLAN ZZP app

12. ZZP'ers selecteren

Om ZZP'ers aan een project toe te voegen, open je het project in de kalender en klik je op het paarse icoon met personen. Klik op het kleine paarse plusje om de lijst met beschikbare ZZP'ers te openen. Klik op het zwarte oogje om details van een ZZP'er te bekijken.

• Selecteer 1 of meerdere ZZP'ers door op de naam te klikken (een blauwe circel met check icoon verschijnt) en klik op 'Opslaan' om ze toe te voegen. Verstuur de project aanvraag naar de geselecteerde ZZP'ers met de blauwe knop 'Verzend verzoek'.

Een ZZP'er ontvangt eerst een project aanvraag. Deze kan hij / zij accepteren. Daarna kun je de definitieve projectvergoeding vaststellen om vervolgens het projectcontract te sturen naar de ZZP'er (zie ook stap 14 Projectcontract ZZP'ers).

‍Filters gebruiken:

Gelinkte ZZP'ers – ZZP'ers die al aan je bedrijf gekoppeld zijn (groen deelsymbool).

Bekende ZZP'ers – ZZP'ers die eerder succesvol hebben gewerkt (gele ster). Klik op het blauwe potlood om terug te keren naar de opdrachtgegevens en bevestig met ‘Update’ om het project op te slaan.

13. Status ZZP'ers

Klik op het projectlijst-icoon (drie bolletjes met drie lijnen). Het overzicht met projecten opent. Klik op het oog-icoon om de details van een project te bekijken.

Scroll naar beneden tot het kopje ‘ZZP'ers’. Naast de naam van elke geselecteerde ZZP'er zie je een gekleurde cirkel met een check-icoon. De kleur geeft de status aan:
‍
• Oranje: verzoek verstuurd
‍
• Groen: verzoek geaccepteerd
‍
• Paars: verzoek en contract geaccepteerd

Meer informatie over projectcontracten?
Bekijk stap 14.

14. Projectcontract ZZP'er

15. Snel koppelen met een ZZP'er

Open de PLAN ZZP app op beide telefoons, tik op het QR-code icoon en scan de code. De ander klikt op ‘verzoek accepteren’ en de koppeling is geregeld.

Niet op locatie? Vraag het bedrijfs-ID# van de ZZP’er en vul dit in. Klik op de blauwe knop ‘Link’ om te koppelen.