Handleiding app voor bedrijven
Fijn dat u heeft gekozen voor PLAN ZZP. Met PLAN ZZP beheert u eenvoudig al uw projecten, deadlines en medewerkers vanuit 1 overzichtelijke applicatie. Deze handleiding helpt u stap voor stap op weg om optimaal gebruik te maken van alle functionaliteiten die PLAN ZZP biedt. Of u nu uw planning wilt stroomlijnen, urenregistratie wilt bijhouden of moeiteloos wilt samenwerken met zowel interne medewerkers als ZZP'ers, u vindt hier alle benodigde informatie om efficiënt aan de slag te gaan.
1. Account keuze
Download de PLAN ZZP app in de Apple Appstore of Google Play Store.
Open de app en kies op het startscherm de optie 'Ik ben een bedrijf'.
Ben je ZZP'er? Kies dan voor de optie 'Ik ben een ZZP'er' en bekijk de handleiding voor ZZP'ers.
De PLAN ZZP app is beschikbaar in Engels, Nederlands en Pools. Kies uw voorkeur van taal in het dropdownmenu naast het PLAN ZZP logo.
2. Account aanmaken
Maak uw Bedrijfsaccount aan door uw e-mailadres in te vullen en een wachtwoord in te voeren.
Houdt u er rekening mee dat het wachtwoord uit tenminste 8 tekens moet bestaan, waarvan 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer.
Klik vervolgens op 'Aanmelden' om uw account aan te maken en door te gaan naar het volgende scherm.
Let op: Om uw e-mailadres te bevestigen ontvangt u een e-mail met een link vanuit de PLAN ZZP app.
Voor een goede, veilige werking van de app is het nodig uw e-mailadres te bevestigen.
3. Inloggen
Na het aanmaken van uw account en het bevestigen van het e-mailadres verschijnt het inlogscherm.
Vul E-mailadres en wachtwoord in om in te loggen.
Wachtwoord vergeten? Geen probleem, klik op 'wachtwoord vergeten?' en volg de procedure (stap 4) om een nieuw wachtwoord aan te maken. De werking van de app en de data in uw account blijven ongewijzigd.
4. Wachtwoord vergeten
Open de app en ga naar het inlogscherm. Klik hier op 'Wachtwoord vergeten?'.
Vul bij e-mailadres het e-mailadres in waarmee uw account is aangemaakt.
Vul uw nieuwe wachtwoord in en herhaal deze ter bevestiging.
Let op: Om uw nieuwe wachtwoord te activeren ontvangt u een e-mail met een link vanuit de PLAN ZZP app. Klik op de link om te bevestigen en ga terug naar het inlogscherm om opnieuw in te loggen.
5. PLAN uw eerste project
Binnen 3 stappen plant u uw eerste project.
Stap 1. Activeer uw abonnement, u heeft 2 opties: 30 dagen gratis proberen of als u al bekend bent met de PLAN ZZP app, dan activeert u hier het bedrijfsabonnement.
Stap 2. Vul eenmalig uw bedrijfsprofiel in, zodat alles duidelijk is voor relaties waar u al mee samenwerkt of met wie u wilt gaan samenwerken. Klik op de knop 'Bedrijfsprofiel aanmaken' (zie ook de volgende stap 'Bedrijfsprofiel aanmaken').
Stap 3. Heeft u het profiel aangemaakt. Vervolg dan naar de planning kalender en maak uw eerste project daar aan. Klik op de knop 'Planning kalender' (zie ook stap 8 'Projecten plannen').
6. Bedrijfsprofiel aanmaken
Om uw bedrijfsprofiel compleet te maken vult u eenmalig de volgende gegevens in:
• Voor- en achternaam *
• Bedrijfsnaam *
• Bedrijfsadres *
• Postcode *
• Plaats *
• Telefoonnummer *
• KvK nummer *
• Website
• BTW nummer *
• Financieel contactpersoon
• E-mail financieel contactpersoon
• Bankrekeningnummer *
• VCA-certificaatnummer
• Verloopdatum VCA certificaat
• Bedrijfsprofiel wel / niet openbaar
• Profiel foto
• VCA bedrijfscertificaat foto
Velden met een * zijn verplichte velden.
Na het 'Opslaan' van uw gegevens gaat u automatisch terug naar het beginscherm.
7. Profiel opgeslagen
Uw bedrijfsprofiel is nu opgeslagen. U kunt verder gaan met het maken van uw eerste projecten in de Planning kalender. Klik op de knop 'Planning kalender'.
N.B. : Wilt u in de toekomst een wijziging aanbrengen in uw bedrijfsprofiel? Klik hiervoor op het tandwiel met uw bedrijfsnaam onder het PLAN ZZP logo.
8. Planning kalender
U bevindt zich nu in de planning kalender. Klik op de grote paarse plus. Selecteer in de kalender de start- en einddatum van een project. Vul in het opdrachtvenster de volgende onderdelen in:
• Projectnummer (deze wordt automatisch ingevuld)
• Titel van de opdracht
• Start- en einddatum
• Start- en eindtijd
• Locatiegegevens van de opdracht
• Korte project beschrijving
Nadat u de gegevens heeft ingevuld klikt u op de knop 'Opslaan'. Wilt u een volgende opdracht aanmaken? Klik op de plus en selecteer een nieuwe start- en einddatum.
N.B. : Een uitgebreide projectomschrijving voegt u eenvoudig toe, door het project te openen in de projectlijst.
9. Meerdere projecten managen
Heeft u projecten met overlappende datums, dan verschijnen er meerdere gekleurde balken onder de datum in de kalender. Klik op een dag met meerdere projecten om een keuzelijst met deze projecten onder de kalender te zien.
Klikt u vervolgens op de grijze balk van een project, dan opent u de basisinstellingen van dat project, net zoals bij het aanmaken van een nieuw project.
Klikt u op het zwarte oogje, dan verschijnt het uitgebreide venster met alle projectdetails.
Klikt u op het blauwe klokje, dan opent u het venster met de urenregistratie van alle betrokken medewerkers bij het project.
10. Projectlijst
Naast het beheren van projecten via de kalender kunt u hiervoor ook de projectlijst gebruiken. Open de projectlijst door linksonder op het zwarte icoon met drie stippen en drie lijnen te klikken. Om een project te bekijken en bewerken, klikt u op het zwarte oogje rechts naast de projectnaam (zie '11. Project details aanvullen').
Archiveren of verwijderen
We adviseren om projecten die u uit de projectlijst wilt halen, te archiveren. Het project verhuist dan naar de lijst met gearchiveerde projecten, zodat u alle gegevens behoudt. Wanneer u echter het project verwijdert via de zwarte prullenbak, gaan het project en alle bijbehorende gegevens definitief verloren. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.
11. Project details aanvullen
Via de projectlijst kunt u projecten voorzien van aanvullende details. De complete projectinformatie ziet er dan als volgt uit:
• Projectnaam
• Bedrijfsnaam en projectnummer
• Datum van uitvoering
• Tijdstip van uitvoering
• Adres van projectlocatie
• Status van het project
• Opdrachtgever van het project
• Deadline van het project
• Korte projectomschrijving
• Uitgebreide projectomschrijving
• Projecttaken
• Technische tekening of situatiefoto
• Geselecteerde medewerkers of ZZP'ers
12. ZZP'ers selecteren
Om ZZP'ers aan een project toe te voegen opent u eerst het betreffende project in de kalenderomgeving en klikt u op het paarse icoon met personen. Klik vervolgens op het kleine paarse plusje onderaan het venster om de lijst met beschikbare ZZP'ers voor de opgegeven projectperiode te openen.
Wilt u details van een ZZP'er bekijken? Klik dan op het zwarte oogje naast de naam.
U kunt meerdere ZZP'ers tegelijk selecteren uit deze lijst. Na het opslaan worden de geselecteerde ZZP'ers toegevoegd aan het projectvenster. Klik daarna op de blauwe knop om de aanvraag direct naar deze ZZP'ers te versturen.
Om ZZP'ers gemakkelijker te vinden kunt u gebruikmaken van twee handige filters in de lijst:
1. Gelinkte ZZP'ers: ZZP'ers die in de app al gekoppeld zijn aan uw bedrijf (klik hiervoor op het groene deelsymbool bovenaan het venster).
2. Gekende ZZP'ers: ZZP'ers die eerder een opdracht succesvol hebben uitgevoerd (klik hiervoor op de gele ster).
Klik vervolgens op het blauwe potlood-icoon om terug te keren naar de opdrachtgegevens, en bevestig uw wijzigingen met de knop 'Update'.
13. Linken met ZZP'ers
Met de QR-code scanner in de PLAN ZZP app linkt u snel en eenvoudig met ZZP’ers op locatie. Open de app op beide smartphones, tik op het QR-code icoon en scan de code om een linkverzoek te versturen. De ander accepteert dit verzoek met 1 klik op ‘verzoek accepteren’.
Niet op locatie, maar toch een ZZP’er toevoegen? Vraag dan het bedrijfs-ID# van de ZZP’er op, vul dit in en klik op de blauwe knop ‘link’ om de koppeling te maken.
