Als de Belastingdienst vraagt of jouw ZZP'ers ECHT zelfstandig zijn, hoe laat je dat dan zien?

Je werkt met ZZP'ers. De timmerman die altijd beschikbaar is, de IT'er die je uit de brand helpt, de schilder die je klanten kent. Je noemt ze ZZP'er, ze factureren als ZZP'er, maar kunnen jij en zij ook bewijzen dat ze zelfstandig werken?

Dat is precies de vraag die de Belastingdienst stelt. En het eerlijke antwoord is dat de meeste bedrijven dat bewijs niet hebben.

Wat controleert de Belastingdienst?

Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst actief op de Wet DBA. Ze kijken niet alleen naar contracten, ze kijken naar hoe je in de praktijk samenwerkt. De basis hiervoor is het Deliveroo-arrest van de Hoge Raad (2023), dat negen gezichtspunten benoemt. Geen enkel punt is op zichzelf doorslaggevend; het gaat altijd om het totaalplaatje.

1. Gezagsverhouding: geef je instructies over hoe en wanneer het werk gedaan moet worden, of werkt de ZZP'er volledig zelfstandig?
2. Inbedding in de organisatie: zou een vaste medewerker dit werk ook kunnen doen, en is de ZZP'er structureel onderdeel van jouw bedrijfsvoering?
3. Vervangbaarheid: kan de ZZP'er zich laten vervangen door iemand naar eigen keuze?
4. Beloning: lijkt de vergoeding op een salaris, of is er sprake van een zakelijke prijs voor een concreet resultaat?
5. Werktijden en werkplek: bepaalt de ZZP'er zelf wanneer en waar hij werkt?
6. Aard en duur van de werkzaamheden: hoe lang werkt de ZZP'er al voor jou, en hoe specifiek zijn de taken? Een langdurige exclusieve samenwerking werkt in je nadeel.
7. Meerdere opdrachtgevers: werkt de ZZP'er ook voor andere bedrijven, of ben jij vrijwel de enige?
8. Ondernemerschap: is de ZZP'er zichtbaar ondernemer? Denk aan een eigen website, acquisitie, KvK-inschrijving, BTW-aangifte en het dragen van bedrijfsrisico.
9. Commercieel debiteurenrisico: loopt de ZZP'er zelf financieel risico als een opdrachtgever niet betaalt of is dat risico feitelijk bij jou gelegd?

Een contract helpt, maar een contract is een intentie. De Belastingdienst wil gedrag zien.

Het verschil tussen een contract en bewijs

Een contract zegt: "deze ZZP'er is zelfstandig." Bewijs laat zien dat hij ook zelfstandig handelt.

Het concreetste voorbeeld: een ZZP'er die een opdracht kan weigeren en dat ook doet. Dat is een van de sterkste aanwijzingen dat er geen gezagsverhouding is. Maar wie legt dat vast? Bijna niemand. Opdrachten gaan via WhatsApp, per telefoon, mondeling op de bouw. Misschien wordt het bijgehouden in een Excel, misschien niet.

Bij een controle moet je terug kunnen kijken: welke opdrachten zijn aangeboden, welke zijn geaccepteerd, welke zijn geweigerd, en wanneer. Als dat bewijs er niet is, heb je alleen jouw woord.

Wat telt als bewijs

De Belastingdienst kijkt naar een combinatie van factoren. Concrete aanwijzingen voor zelfstandigheid zijn:

1. Dat een ZZP'er opdrachten weigert.

2. Dat hij zijn eigen werktijden bepaalt.

3. Dat hij meerdere opdrachtgevers heeft.

4. Dat hij een eigen offerte stuurt en een eigen projectcontract tekent waardoor de ZZP'er risico loopt als ondernemer.

5. En dat dit allemaal aantoonbaar is, met datums, handtekeningen en een tijdlijn.

6. Dat laatste is het probleem. Niet dat het bewijs er niet ís, maar dat het nergens vastligt.

Hoe PLAN ZZP dit oplost

PLAN ZZP is een platform waarop bedrijven projecten uitzetten aan hun ZZP'ers. De ZZP'er heeft een eigen account, bepaalt zelf zijn beschikbaarheid en kan een opdracht accepteren of weigeren. Elke actie zoals aangeboden project, elke reactie wordt automatisch vastgelegd. Wat dat oplevert is een compliance logboek. Geen marketingterm, maar een feitelijke tijdlijn die je bij een DBA-controle kunt laten zien. Je hoeft dan niet te reconstrueren wat er twee jaar geleden is afgesproken, het staat er gewoon.

Bijkomend voordeel: je ZZP'ers krijgen automatisch een contract bij elke opdracht, en ze beheren zelf hun profiel, uren en beschikbaarheid. Minder gedoe via WhatsApp, minder heen-en-weer bellen. Dat is makkelijk werken zoals in elke planningsysteem maar het fundament is het bewijs.

Voor wie is dit relevant?

Voor elk bedrijf dat structureel met ZZP'ers werkt. Een installatiebedrijf. Een marketingbureau met freelance designers. Een bouwbedrijf met onderaannemers. Een IT-bedrijf met externe developers. Een schildersbedrijf dat samenwerkt met ZZP'ers.

Als jij en je ZZP'ers al weten hoe jullie samenwerken, dan legt PLAN ZZP het vast.

Terug naar de vraag

Als de Belastingdienst morgen belt: wat laat jij zien?

Als het antwoord "een contract en mijn geheugen" is, is het tijd om dat te veranderen.

PLAN ZZP helpt bedrijven professioneel samenwerken met hun vaste ZZP'ers, inclusief het vastleggen van alles wat bij een DBA-controle telt. Probeer het 14 dagen gratis via planzzp.nl.

‍