Integraties met boekhouding en mail voor snellere facturatie

Niets is zo frustrerend als dezelfde gegevens 2 keer invoeren. Je plant een project, je team werkt uren, je stuurt updates per mail en aan het einde van de week begin je opnieuw in de boekhouding. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. Met slimme integraties koppel je PLAN ZZP aan je boekhouding en mail. Zo stroomt data automatisch door en stuur je sneller, correcter en met minder gedoe je facturen.

Waarom koppelen loont

Zonder integraties heb je meerdere bronnen van waarheid. In de planning staat 1 datum, in de mail een andere, in de boekhouding weer iets anders. Daardoor ontstaan correcties, zoekwerk en misverstanden met klanten. Met 1 koppeling zet je 1 bron centraal en laat je systemen met elkaar praten. Het resultaat is minder handwerk en meer zekerheid.

Wat een goede integratie oplevert

1. Snellere facturatie. uren en materialen gaan direct van planning naar conceptfactuur.
2. Minder fouten. klantgegevens, projectcodes en bedragen worden 1 keer vastgelegd en overal hergebruikt.
3. Betere cashflow. je factureert op tijd omdat de administratie geen achterstand meer heeft.
4. Duidelijke communicatie. mails en documenten hangen aan het juiste project en zijn terug te vinden voor het hele team.

Hoe een koppeling werkt in de praktijk

De basis is eenvoudig. jij werkt zoals je gewend bent in PLAN ZZP, de integratie doet de rest.

1. Je plant een project met taken, tarieven en opleverdata.
2. Je team registreert uren direct op taak of project.
3. De integratie verzamelt deze gegevens en zet ze klaar in je boekhouding.
4. Je controleert en verstuurt de factuur zonder opnieuw over te typen.

Belangrijke keuzes voordat je koppelt

1. Datamodel. spreek af welke velden leidend zijn. klantnaam, projectnummer, kostenplaats en btw.
2. Tarieven. leg per taak of rol de juiste tarieven vast zodat je facturen direct kloppen.
3. Moment van factureren. per week, per mijlpaal, per project of op nacalculatie.
4. Wie keurt goed. wijs 1 eigenaar aan die de conceptfactuur controleert voordat deze de deur uitgaat.

Mail integreren voor minder ruis

Ook je mail kan slimmer.

1. Uitgaande mail. verstuur offertes, werkbonnen en facturen direct vanuit het project en gebruik sjablonen met klantnaam, projectnaam en opleverdatum.
2. Inkomende mail. koppel een projectadres of label zodat binnenkomende mails automatisch aan het juiste project hangen.
3. Reminders. laat het systeem na 7 dagen automatisch een vriendelijke herinnering sturen als een factuur nog open staat.

Voorbeeld uit de praktijk

Een installatiebedrijf met 12 medewerkers werkte voorheen met losse spreadsheets en een aparte mailbox. Door PLAN ZZP te koppelen aan hun boekhouding en uitgaande mail te standaardiseren, daalde de administratietijd met gemiddeld 4 uur per week. Facturen gingen 6 dagen eerder de deur uit en het aantal correcties halveerde. De planner hield tijd over voor echte sturing in plaats van overtypen.

Veiligheid en rechten

Bij koppelingen hoort zorg.

1. Beperk rechten. alleen wie facturen mag maken, ziet financiële velden.
2. Log alles. leg vast wie wat wanneer heeft gewijzigd.
3. Backups. zorg dat je boekhouding dagelijks een backup heeft.
4. Testomgeving. probeer nieuwe instellingen eerst in een testomgeving voordat je live gaat.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

1. Onopgeruimde stamgegevens. dubbele klanten of oude projectcodes zorgen voor rommel. opschonen dus.
2. Onheldere tarieven. definieer 1 keer het tarief per rol of taak.
3. Alles tegelijk willen. begin met uren naar factuur, voeg daarna materialen of onkosten toe.
4. Geen eigenaar. wijs 1 persoon aan die de integratie beheert en maandelijk controleert.

Stappenplan om binnen 1 dag te starten

1. Bepaal je doel. sneller factureren of minder fouten.
2. Check je stamgegevens. klanten, projecten, tarieven.
3. Zet een pilot op 1 lopend project.
4. Registreer 1 week alle uren in PLAN ZZP.
5. Maak 1 conceptfactuur via de koppeling en controleer het resultaat.
6. Bespreek met je team wat goed ging en wat beter kan.
7. Schakel op naar alle projecten zodra de pilot klopt.

Slimme workflows die tijd winnen

1. Projectstart. maak het project aan vanuit een sjabloon met tarieven en facturatiemomenten vooraf ingevuld.
2. Weekritme. urenregistratie dicht op vrijdag, controle op maandag, facturen op dinsdag.
3. Herinneringen. automatische mails op dag 7, dag 14 en dag 28 voor openstaande facturen.
4. Rapportage. bekijk elke maand doorlooptijd van facturatie en het aantal correcties.

KPI’s om te volgen

1. Dagen tussen oplevering en verzenden factuur.
2. Percentage facturen met correctie.
3. Uren administratie per week.
4. Dagen openstaand per factuur.

Wat je morgen al merkt

Je team tikt uren in waar ze toch al werken, in de planning. Jij hoeft niet meer te puzzelen wat waar thuishoort. Facturen gaan op tijd de deur uit. Klanten krijgen duidelijke mails met bijlagen die kloppen. En jij hebt rust omdat je systeem het werk voor je doet.